Avattavan luettelon käyttäminen Excelissä voi lyhentää huomattavasti siihen kuluvaa aikaasyötä tiedot laskentataulukkoon. Onneksi avattavan luettelon luominen Excelissä on erittäin helppoa.
On olemassa muutamia tapoja tehdä tämä, yksinkertaisista edistyneisiin. Opit kaikki tavat tehdä se tässä artikkelissa.
Luo pudotusvalikko Excelissä: Yksinkertainen menetelmä
Helpoin tapa luoda pudotusvalikko Excelissä on syöttää luettelo manuaalisesti. Tämä on ihanteellinen tilanteisiin, joissa tarvitset vain avattavan luettelon yhdessä solussa, etkä tarvitse päivittää sitä usein.
Jos esimerkiksi lähetät ihmisille tiedoston, johon haluat heidän täyttävän joitain kenttiä, ja yhdessä kentässä on yksinkertainen luettelo valinnoista, tämä menetelmä on ihanteellinen.
Voit luoda avattavan luettelon yksinkertaisella menetelmällä:
1. Valitse solu tai solut, joihin haluat luoda luettelon.
2. ValitseDatavalikosta ja valitseTietojen validointinauhalla.
3. Tämä avaa Data Validation -ikkunan. Valitse alasvetoluetteloSalliaja valitseLista.
4. Tämän avulla voit kirjoittaa luetteloon haluamasi kohteet manuaalisesti. Kirjoita vain jokainen kohde kohtaanLähdekenttä, jossa jokainen kohde on erotettu pilkuilla.
5. ValitseOK. Nyt näet, että valitsemasi solun vieressä on pudotusvalikon nuoli. Kun valitset tämän nuolen, näet kaikki kirjoittamasi kohteet sisältyvät tähän luetteloon.
Vaikka tämä on nopein tapa luoda avattava luettelo Excelissä, se on myös vaikein ylläpitää. Luettelon muokkaaminen edellyttää palaamista vahvistusasetuksiin ja Lähde-kentän päivittämistä.
Jos luot Excelissä paljon tällaisia avattavia luetteloita, niiden muokkaaminen voi viedä paljon työtä. Tästä syystä on tärkeää käyttää tätä menetelmää vain yksittäisille soluille ja luetteloille, joita et odota muuttuvan.
Luo pudotusvalikko Excelissä: alueen käyttäminen
Jos haluat joustavamman ratkaisun, voit poimia luettelon kohteita useista muista Excelin soluista.
Tehdä tämä:
1. Listaa ensin kaikki kohteet, jotka haluat listata mihin tahansa solusarakkeeseen. Voit kirjoittaa ne nykyiseen laskentataulukkoon tai mihin tahansa muuhun taulukkoon.
2. Valitse solu ja käynnistä Data Validation -ikkuna toistamalla yllä oleva prosessi. Aseta Salli-kenttäänLista. Tällä kertaa sen sijaan, että kirjoittaisit mitään Lähde-kenttään, valitse ylänuolikuvake tämän kentän oikealta puolelta. Tämä on alueen valintavaihtoehto, jonka avulla voit valita kentän, josta haluat hakea luettelokohteet.
3. Näet Data Validation -ikkunan kutistuvan, jotta näet koko arkin. Vedä hiiren osoitin alas koko solualueella, joka sisältää kaikki luettelokohteet, jotka haluat sisällyttää. Kun olet tehnyt tämän, valitse alanuolikuvake valintakentän oikealta puolelta. Tämä laajentaa Data Validation -ikkunan uudelleen.
4. Valitsemasi alue näkyy nyt Lähde-kentässä. Valitse vainOKhyväksyä nämä asetukset.
5. Kun nyt valitset avattavan valikon nuolen solun oikealla puolella, jonka olet määrittänyt avattavaksi luetteloksi, näet kaikki kohteet, jotka sisältyvät juuri valitsemastasi alueesta.
Mukava asia tässä lähestymistavassa on, että voit muuttaa mitä tahansa luettelon kohteita vain muokkaamalla mitä tahansa alueen solua. Kaikki tekemäsi muutokset päivittävät jokaisen luomasi avattavan luettelon, jossa valitsit tämän alueen lähteeksi.
Tämä menetelmä on paras, kun haluat muotoilla useita soluja avattavaan luetteloon käyttämällä samoja luettelokohteita. Voit määrittää yhden alueen sisällön hallitsemaan kaikkien näiden luetteloiden kohteita, eikä sillä ole väliä, kuinka monta luetteloa on.
Kohteiden lisääminen luetteloosi
Sen lisäksi, että muutat valikoimasi kohteita luetteloiden päivittämiseksi, voit myös lisätä uusia kohteita. Et voi lisätä kohdetta alueen loppuun, koska alueen valintaasi rajoittavat ensimmäiset ja viimeiset valitsemasi solut.
Sen sijaan sinun on lisättävä uusi merkintä jonnekin alueen keskelle. Excel päivittää dynaamisesti alueen valintasi tietojen vahvistusasetuksissa sisältämään uuden alueen, jota olet kasvattanut yhdellä solulla.
Tehdä tämä:
1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa solua lähdealueellasi ja valitseLisääavattavasta valikosta.
2. Valitse pienestä valintaikkunastaSiirrä soluja alaspäinja valitseOK. Tämä siirtää kaikkia alueen soluja yhdellä alaspäin ja lisää tyhjän solun valitsemaasi kohtaan.
3. Kirjoita uusi kohde, jonka haluat lisätä juuri luomaasi tyhjään soluun.
Nyt, kun valitsetalanuolikuvakeluomasi avattavan luettelon solun oikealla puolella näet juuri lisäämäsi uuden kohteen.
Tämä on helppo tapa lisätä uusia kohteita avattavaan luetteloosi, mutta se vaatii muutaman lisävaiheen. Se ei todellakaan ole niin yksinkertaista kuin vain uuden tuotteen lisääminen valikoimasi loppuun.
Jos haluat tehdä sen, sinun on vain muutettava tapaa, jolla olet määrittänyt laitteentietojen validointialueellesi. Voit oppia tämän tekemisestä seuraavassa osiossa.
Kohteiden dynaaminen lisääminen luetteloosi
Jotta voit helpommin lisätä kohteita avattavaan luetteloosi kirjoittamalla uusi kohde määritetyn alueen loppuun, sinun on käytettävä OFFSET-toimintoa.toiminto.
Kun avattavan luettelon solu on valittuna, valitseDatavalikosta jaTietojen validointinauhalta.
Muuta Data Validation -ikkunassa Lähde seuraavaksi:
=SIIRTO($E$1,0,0,LASKE($E:$E),1)
Muuttaa$E$1ja$E:$Esisäänkaavakäyttääksesi sen sarakkeen kirjainta, johon olet syöttänyt kohdeluettelosi. Vahvista tämä uusi tietojen vahvistusmääritys valitsemalla OK.
Näin kaava toimii:
- OFFSET-funktion 0-argumentit kertovat, ettei se käytä siirtymää sarakkeisiin tai riveihin.
- COUNTA-funktion lähtö kertoo OFFSET-funktiolle alueen korkeuden.
- COUNTA-funktio laskee niiden solujen määrän, jotka eivät ole tyhjiä alueesi sisältävässä sarakkeessa.
Aina kun lisäät uuden arvon kyseiseen sarakkeeseen, OFFSET-funktion korkeusparametri kasvaa yhdellä, ja OFFSET-funktio palauttaa koko alueen päivitettynä sisältämään uuden merkintäsi.
Jos haluat nähdä tämän toiminnassa, lisää vain uusi merkintä tuotevalikoimaasi. Valitse avattavan valikon nuoli avattavan valikon solun oikealla puolella, niin näet uuden merkintäsi avattavassa luettelossa.
Muista, että saatat joutua käyttämään oikealla olevaa vierityspalkkia, jos luettelosi on pitkä.
Avattavan luettelon poistaminen Excelistä
Lopuksi, jos haluat poistaa pudotusvalikon jostakin solusta, johon olet määrittänyt tämän, valitse vain kyseinen solu ja avaa Data Validation -ikkuna uudelleen.
MuutaSalliapudotusvalikostaMikä tahansa arvoja valitseOK.
Kun muutat tätä asetusta, näet, että solu palaa normaaliksi.
Avattavien luetteloiden luominen Excelissä
Avattavan luettelon luominen Excelissä on helppoa, ja sinulla on monia vaihtoehtoja, joista valita. Valitsemasi menetelmä riippuu vain siitä, kuinka monta solua aiot ottaa käyttöön yhdellä kohdeluettelolla ja kuinka joustavan haluat kohdeluettelon olevan. Jos aiot muuttaa luettelon kohteita usein, käytä ehdottomasti dynaamista lähestymistapaa.
